Ihr IT-Vorhabenbraucht Software.Sie haben sie schon.

Fast jedes Vorhaben im Fachbereich braucht ein Werkzeug: für Anträge, Freigaben, Prüfungen, Dokumentation, Meldungen. Der Reflex ist, neue Software zu beschaffen.

Jira und Confluence sind in den meisten Unternehmen längst vorhanden, eingeführt und freigegeben. Wer darauf umsetzt, spart den gesamten Beschaffungsprozess. Fehlt intern Know-how oder Kapazität, springen wir ein.

Neue Software beschaffen heißt

Acht Schritte, bevor das Vorhaben beginnt.

Teuer, aufwändig, langsam. Jeder dieser Schritte ist Pflicht, wenn eine neue Anwendung ins Haus kommt. Mit Jira und Confluence sind sie längst erledigt.

IT-Strategie abgleichen

Passt die neue Software zur IT-Strategie, oder muss die Strategie angepasst werden? Abstimmung mit der IT-Leitung, bevor irgendetwas beschafft wird.

Einkauf und Lieferantenauswahl

Angebotsvergleich oder Ausschreibung, Lieferantenbewertung, Vertragsverhandlung. Der Einkauf muss eingebunden werden und hat eigene Fristen.

Compliance-Assessment

Prüfung gegen Normen, gesetzliche Vorgaben und die Anforderungen Ihrer Branche: Datenschutz, Informationssicherheit, Aufbewahrung, Nachweispflichten.

Admins und User schulen

Neue Oberfläche, neue Begriffe, neue Rollen. Administratoren und Anwender brauchen Schulung, bevor das Vorhaben Nutzen bringt.

Berechtigungskonzept erarbeiten

Wer darf was sehen und ändern? Rollen, Gruppen und Freigaben müssen entworfen, abgestimmt und dokumentiert werden.

Benutzerverwaltung integrieren

Anbindung an das Verzeichnis, Single Sign-on, Ein- und Austritte. Jede zusätzliche Anwendung ist ein weiterer Anschluss, der gepflegt werden will.

Zusätzliche Updatearbeit

Release-Zyklen, Patches, Kompatibilität mit dem Rest der Landschaft. Ein weiteres System, das dauerhaft aktuell gehalten werden muss.

Backup und Recovery

Sicherung einrichten, Wiederherstellung testen, und zwar regelmäßig. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist nur eine Annahme.

Mit Jira und Confluence

Bereits erledigt.

Die Plattform ist eingeführt, geprüft und im Betrieb. Ihr Vorhaben startet dort, wo es hingehört: bei der Fachlichkeit.

Wenn Know-how oder Kapazität fehlen

Dann springen wir ein.

Ihre IT bleibt Eigentümerin der Plattform. Wir setzen das Vorhaben gemeinsam mit ihr um, von der Beratung bis zur Übergabe, und dokumentieren so, dass es prüfbar bleibt.

  1. Beratung
  2. Business-Analyse
  3. Konzeption
  4. Implementierung
  5. Test
  6. Training
  7. Dokumentation
  8. Betreuung

Use Cases

Was Fachbereiche mit Jira und Confluence umsetzen.

Vier Beispiele aus unserer Projektarbeit. Jedes beginnt bei der fachlichen Aufgabe. Jira und Confluence kommen erst bei der Umsetzung ins Spiel.

  1. Use Case 01 · Governance

    Dokumentenlenkung für Prozesse, Policies und Richtlinien

    Ausgangslage
    Prozesse, Policies und Richtlinien mussten zentral erstellt, geprüft, freigegeben und regelmäßig aktualisiert werden. Der Fachbereich benötigte dafür einen nachvollziehbaren Freigabeprozess mit klaren Verantwortlichkeiten und dokumentierten Versionsständen. Eine individuelle Lösung durch die interne IT wäre mit zusätzlichem Entwicklungs- und Betriebsaufwand verbunden gewesen.
    Umsetzung
    Die Dokumentenlenkung wurde in Confluence mit Comala umgesetzt. Für die verschiedenen Dokumenttypen wurden definierte Workflows mit Bearbeitung, Review, Freigabe und Veröffentlichung eingerichtet. Rollen, Freigabeschritte und Statusübergänge sorgen dafür, dass jederzeit ersichtlich ist, in welchem Zustand sich ein Dokument befindet und wer als Nächstes handeln muss.
    Ergebnis
    Der Fachbereich verwaltet seine Prozesse, Policies und Richtlinien heute selbstständig in Confluence. Freigaben und Änderungen sind nachvollziehbar, während die technische Betreuung und Weiterentwicklung der Lösung zentral erfolgen kann.

  2. Use Case 02 · Qualitätssicherung

    Messmittelverwaltung und Kalibrierung

    Ausgangslage
    Messmittel mussten zentral erfasst und über ihren gesamten Lebenszyklus nachverfolgt werden. Entscheidend war insbesondere: Wo befindet sich ein Messmittel, wer nutzt es aktuell und wann steht die nächste Kalibrierung an? Die vorhandenen Systeme boten dafür keinen ausreichend flexiblen Prozess.
    Umsetzung
    Die Messmittel wurden als Objekte in Jira Assets abgebildet, inklusive Seriennummer, Standort, Verantwortlichem, Kalibrierstatus und nächstem Kalibriertermin. Jira steuert die dazugehörigen Prozesse, beispielsweise die Ausgabe und Rückgabe von Messmitteln sowie anstehende Kalibrierungen. Tickets und Assets sind dabei direkt miteinander verknüpft.
    Ergebnis
    Der Fachbereich hat jederzeit einen aktuellen Überblick über Bestand, Nutzung und Kalibrierstatus seiner Messmittel. Anstehende Maßnahmen können systematisch gesteuert und dokumentiert werden. Die Lösung bleibt zentral administrierbar, während die fachlichen Daten vom Fachbereich gepflegt werden.

  3. Use Case 03 · Projektmanagement

    Projektportfolio zentral steuern

    Ausgangslage
    Mehrere Projekte liefen parallel, wurden aber weitgehend einzeln geplant und gesteuert. Für Verantwortliche fehlte eine gemeinsame Sicht auf Termine, Fortschritt, Abhängigkeiten und kritische Projekte. Eine zusätzliche Portfolio-Management-Plattform sollte nach Möglichkeit vermieden werden.
    Umsetzung
    Die bestehenden Jira-Projekte wurden zu einer übergreifenden Portfolio-Sicht zusammengeführt. Mit Jira Plans bzw. Roadmaps lassen sich Projekte, Meilensteine und Abhängigkeiten gemeinsam planen und überwachen. Für komplexere Anforderungen kann Structure ergänzend eingesetzt werden, um individuelle Hierarchien, Auswertungen und Portfolio-Sichten aufzubauen.
    Ergebnis
    Projekt- und Portfolio-Verantwortliche können mehrere Projekte aus einer gemeinsamen Sicht steuern und frühzeitig Abweichungen erkennen. Die Projektteams arbeiten weiterhin in ihren gewohnten Jira-Projekten. Die Portfolio-Sicht entsteht auf Basis derselben Daten.

  4. Use Case 04 · Beschaffung

    Beschaffungen mit Compliance-Prüfung

    Ausgangslage
    Beschaffungsanfragen mussten vor der Beauftragung von verschiedenen Stellen geprüft werden. Je nach Beschaffung waren beispielsweise Führungskräfte, Compliance Officer und Datenschutzbeauftragte einzubeziehen. Die Abstimmung über E-Mail führte zu Rückfragen, fehlender Transparenz und schwer nachvollziehbaren Freigaben.
    Umsetzung
    Der Beschaffungsprozess wurde als Workflow in Jira umgesetzt. Mitarbeiter erfassen ihre Beschaffungsanfrage über ein strukturiertes Formular. Abhängig von den Angaben durchläuft die Anfrage automatisch die erforderlichen Prüf- und Freigabeschritte, beispielsweise durch den zuständigen Lead, Compliance und den Datenschutzbeauftragten. Entscheidungen, Kommentare und Freigaben werden direkt am Vorgang dokumentiert.
    Ergebnis
    Beschaffungen laufen über einen einheitlichen und nachvollziehbaren Prozess. Antragsteller sehen jederzeit den aktuellen Status, Prüfer erhalten gezielt die für sie relevanten Vorgänge und Freigaben sind zentral dokumentiert. Änderungen am Prozess können über die Jira-Konfiguration umgesetzt werden, ohne dafür eine eigene Anwendung entwickeln zu müssen.

Nächster Schritt

Erzählen Sie uns von Ihrem Vorhaben. Wir sagen Ihnen, was davon Jira und Confluence schon können.

Vorhaben einschätzen lassen

Ihre Anfrage wird bei uns ein Vorgang mit Nummer. Wir melden uns persönlich.